Gestão de contratos administrativos: como evitar problemas na execução?

A gestão eficiente de contratos administrativos é essencial para garantir o cumprimento das obrigações pactuadas entre empresas e órgãos públicos. Erros na execução podem resultar em penalidades, atrasos e até mesmo na rescisão contratual. Para evitar problemas, é fundamental adotar boas práticas e conhecer as exigências legais envolvidas, conforme previsto na Lei n.º 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos) e nos decretos regulamentadores aplicáveis.

1. Compreensão detalhada do contrato

Antes de iniciar a execução, é imprescindível que a empresa leia e compreenda todos os termos do contrato. Fique atento a cláusulas que estabelecem prazos, condições de pagamento, obrigações acessórias e penalidades por descumprimento. A Lei n.º 14.133/2021 dispõe sobre os requisitos fundamentais da gestão contratual, incluindo a matriz de riscos e a necessidade de planejamento adequado. Qualquer dúvida deve ser esclarecida junto ao órgão contratante.

Além disso, a correta interpretação do contrato permite que a empresa antecipe possíveis desafios, ajustando sua estrutura operacional para garantir a execução eficiente. É recomendável que um profissional jurídico analise o contrato antes da assinatura para evitar cláusulas abusivas ou que possam comprometer a execução.

2. Planejamento e acompanhamento rigoroso

Um planejamento detalhado das etapas de execução do contrato ajuda a evitar imprevistos. Estabeleça cronogramas, delegue responsabilidades e implemente um sistema de monitoramento para garantir que cada fase seja cumprida conforme o previsto. O Decreto n.º 10.024/2019, que regulamenta o pregão eletrônico, reforça a necessidade de controle rigoroso no cumprimento das obrigações contratuais.

O planejamento deve incluir uma análise de viabilidade, considerando recursos financeiros, operacionais e logísticos. O uso de ferramentas como indicadores de desempenho (KPIs) e softwares de gestão permite acompanhar o progresso e identificar problemas rapidamente. Auditorias internas periódicas podem ser úteis para assegurar conformidade com os termos contratuais.

Uma empresa contratada para fornecer insumos hospitalares a um órgão público, por exemplo, não considerou a sazonalidade na cadeia de suprimentos, o que resultou em atrasos na entrega e aplicação de penalidades contratuais. Se houvesse um planejamento mais detalhado e acompanhamento contínuo da logística, esses problemas poderiam ter sido evitados.

3. Documentação e compliance

Manter registros detalhados de todas as etapas do contrato é essencial. Relatórios, e-mails e notas fiscais devem ser organizados para comprovar o cumprimento das obrigações. Além disso, é importante garantir que todas as exigências legais e normativas estejam sendo seguidas para evitar sanções. A Lei n.º 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) exige a implementação de programas de compliance para garantir transparência e integridade na execução contratual.

A gestão documental deve incluir um sistema seguro de arquivamento de contratos, aditivos, notificações e correspondências com o órgão público. O descumprimento de regras de compliance pode resultar em multas, sanções administrativas e até mesmo a inabilitação para novas contratações públicas.

4. Comunicação eficiente com o órgão contratante

Uma comunicação clara e contínua com o órgão público contratante pode evitar muitos problemas. Conforme previsto no artigo 117 da Lei n.º 14.133/2021, qualquer alteração contratual deve ser formalizada e documentada. Informe imediatamente sobre possíveis dificuldades na execução e busque soluções em conjunto para evitar penalidades.

A transparência na comunicação é fundamental para a construção de um relacionamento sólido com a administração pública. O uso de reuniões periódicas, atas documentadas e canais oficiais para tratar de qualquer ajuste contratual é essencial. Além disso, a empresa deve garantir que todas as informações transmitidas sejam precisas e respaldadas por documentos formais.

5. Gestão financeira e fluxo de caixa

O atraso nos pagamentos por parte do órgão contratante é uma das principais dificuldades enfrentadas pelas empresas. Ter um controle financeiro eficiente e considerar alternativas como a antecipação de recebíveis pode ajudar a manter o fluxo de caixa equilibrado e evitar impactos negativos na operação. O artigo 141 da Lei n.º 14.133/2021 estabelece regras sobre pagamentos e garantias contratuais para minimizar riscos financeiros.

Além da antecipação de recebíveis, a empresa deve avaliar a necessidade de crédito rotativo e planejar um fundo de reserva para cobrir eventuais atrasos. Monitorar a saúde financeira do contrato por meio de indicadores como margem de lucro operacional e custo médio de capital também é fundamental.

Uma construtora responsável por obras públicas, por exemplo, enfrentou dificuldades financeiras devido a atrasos nos pagamentos do órgão contratante. A falta de planejamento financeiro resultou em paralisação das atividades e descumprimento do cronograma. Empresas que adotam medidas preventivas, como antecipação de recebíveis ou fundos de reserva, conseguem manter a execução sem grandes prejuízos.

6. Gestão de riscos e imprevistos

Todo contrato está sujeito a riscos, como mudanças na legislação, aumento de custos ou dificuldades operacionais. A empresa deve identificar e mitigar esses riscos com planos de contingência para garantir o cumprimento do contrato sem prejuízos. A matriz de riscos, prevista no artigo 22 da Lei n.º 14.133/2021, é um instrumento fundamental para estabelecer responsabilidades e reduzir incertezas na execução.

A análise de riscos deve considerar fatores internos e externos, como flutuações econômicas, variações cambiais e indisponibilidade de insumos. Ferramentas como o gerenciamento de riscos baseado na ISO 31000 e a adoção de contratos de seguro para cobertura de eventualidades podem minimizar impactos negativos.

Conclusão

Uma gestão eficiente de contratos administrativos exige atenção aos detalhes, planejamento e monitoramento constante. O conhecimento da legislação vigente, a adoção de boas práticas de compliance e um planejamento financeiro sólido são fundamentais para garantir a execução contratual sem complicações. Seguindo essas diretrizes, sua empresa reduz riscos, melhora a execução e garante maior segurança na relação com o setor público.

Empresas que investem em capacitação contínua de suas equipes e adotam tecnologia para a gestão contratual têm maior eficiência e segurança na execução de contratos administrativos. O sucesso na execução contratual não depende apenas do cumprimento das normas, mas da implementação de estratégias proativas para garantir a excelência na prestação dos serviços e fornecimento de produtos ao setor público.